Служба занимающаяся обработкой документации на предприятии

Задачи и функции службы делопроизводства

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована. Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т.

д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: — постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; — обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов;

Документооборот в организации: когда всё на своих местах

Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив. Совокупность всех действий, связанных с обработкой входящей документации, называется документооборот в организации, о нём и пойдёт речь ниже.

1. Что такое документооборот и зачем он нужен на предприятии
2. Какие существуют правила и принципы для бесперебойного документооборота
3. Каким образом устроена система документооборота в организациях
4. Как поэтапно внедрить электронный документооборот на предприятии и сколько это будет стоить
5. Что такое электронный документооборот и в чем его отличие от бумажного

Документооборот в организации – это перемещения документов от их составления или получения до конца выполнения или дальнейшей отправки.

Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом.

Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия.

Организация документооборота на предприятии

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

1. передача дел в архив
2. формирование дел
3. оформление дел

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем.

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно». Прием

Документооборот на предприятии (стр.

1 из 5)

Содержание Введение ………………………………………………………………………….4 1. Теоретические основы организации документооборота….……………….5 1.1 Этапы работы с документами……………………………………………….5 1.2 Нормативно-правовое регулирование организации документооборота на предприятии………………………………………………………………………8 2.

Анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов в филиале ОАО «ВолгаТелеком» Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………………………………………………….12 2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………12 2.2 Особенности организации документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»……………………………………….14 3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………19

Тема 6.

Организация работы с документами

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства– возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.Основой структуры любого документооборота является документ.

Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.Организация документооборота–это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.

Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления.

Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии

228 Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия.

Точное знание своих обязанностей

Обработка документов

Все документы организации делятся на три документопотока:

1. внутренние документы.
2. входящие (поступающие) , т.е. поступающие в организацию;
3. исходящие (отправляемые) документы;

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

Например: , указы,

Служба делопроизводства

Вид реферат Язык русский Дата добавления 08.02.2014 Размер файла 27,3 K Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Размещено на http://www.allbest.ru/ Введение Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется.

Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления.